Organiser un atelier vhéliotech

Les commandes

Carte mentale proposée par un membre de la communauté. Attention elle date d'une version beta de la documentation. Elle est éditable sous libre office.

A qui commander ?

L’association VSPT n’est pas un fournisseur de pièces, elle se limite à son objet associatif qui est la diffusion libre de ses travaux de recherche et développement et l’animation d’un réseau d’acteurs autour du projet vhélio.

Il n’existe malheureusement pas de structure pouvant fournir tout le kit en une seule commande. Et de même aucun grossiste n’est identifié pour fournir un kit de quincaillerie ou un kit de pièces cycles, il faut donc passer ces commandes au détail.

Organisation de la commande

Une personne seule finançant son propre véhicule devra réserver une bonne demie journée au passage de toutes les commandes.

Une commande groupée peut permettre de réduire les coûts de transports, voire de fourniture (cas du boîtier électrique qui est actuellement produit au détail, avec prix dégressif pour les séries). Un bon fichier tableur de « qui paie quoi » est à envisager.

Exemple d'un pad réalisé pour une commande à deux : https://pad.lescommuns.org/ProjetVhelioPdl# N’hésitez pas vous aussi à partager vos idées avec la communauté ;)

Il est envisageable qu’une structure morale comme une association passe les commandes puis édite des factures aux futurs propriétaires, par exemple si elle organise l’atelier. Cela demande une bonne avance de trésorerie, qui pourrait être diminuée par le paiement d’acomptes. Ceci a été expérimenté par l’association LER lors de l’atelier « pré-série » co-organisé avec VSPT.

Attention à l’impact que cela peut avoir dans le chiffre d’affaires au moment du bilan. Il semblerait qu’une association reconnue d’intérêt général soit autorisée à réaliser une telle opération si elle ne réalise pas de bénéfice (possibilité d’intégrer des frais de dossier jusqu’à un certain pourcentage). Vérifiez ce point auprès de comptables.

Le cas des administrations

Dans le cas d’une commande passée par une personne morale, des difficultés peuvent se présenter.

Totalité des pièces détachées pour un kit vhéliotech en configuration intégrale.

L’absence de grossistes pour des composants comme la quincaillerie et les pièces cycles implique de payer au détail par carte bleue sur des sites web, sans possibilité de faire un devis pour votre service comptable ou votre hiérarchie. Si vous avez un processus de validation des commandes cela peut impliquer par exemple de constituer un panier chez un grossiste de pièces cycles en ligne, puis de le faire valider par la hiérarchie, et enfin de faire payer le service comptable par virement ou carte bleue. Si vous commandez un grand nombre de pièces pour plusieurs vhéliotech, vous pourriez avoir à répéter l’opération selon leur disponibilité chez le fournisseur (cas plus rare pour seulement un ou deux vhéliotech).

La liste des pièces et fournisseurs

Toutes les informations de quantités et les liens vers les fournisseurs sont dans le fichier "Liste des pièces et fournisseurs".

9 kits CHO95 sur palettes (CHO95 = ensemble des pièces de chaudronnerie et tubes de la configuration intégrale)

Une version imprimable contenant simplement la description des pièces et leur quantité est prévue pour aider à faire le pointage des pièces.

Les livraisons

Les pièces n’arriveront pas en une fois. Il faut donner une adresse où il y a le plus de chance d’avoir quelqu’un de disponible ainsi qu’un espace de stockage. La plupart des pièces peuvent être récupérées en relais-colis mais la chaudronnerie nécessite d’être présent (livrée en palette).

Pour vous aider à pointer, un diaporama est proposé pour reconnaître les pièces avec et sans emballage. Vous pouvez proposer de nouvelles photos s’il en manque.

Lexique en cours de construction sur le wiki

Si vous décidez de déballer, gardez les grands cartons, ils seront utiles pendant l’atelier.

Le lieu d'assemblage

Au premier plan un magasin temporaire pour les tubes alu.

A priori n’importe quel garage dans une maison classique peut faire l’affaire. Le véhicule est pensé pour passer les portes (si un fauteuil roulant passe, un vhélio passe). Mais selon le nombre de véhicules et de personnes engagées dans l'atelier, des nouveaux espaces sont recommandés pour le magasinage de pièces et outils ou des assemblages en série de certains composants.

On estime qu'il faut 30m² utiles par vhéliotech à assembler.

Chaque véhicule n'a pas besoin d’une zone de 30m², il y a des espaces communs. On propose de décomposer l'espace comme suit :

Le magasinage

Les pièces de tous les véhicules sont mélangées à la livraison. Il est possible de les décomposer et distribuer pour chaque véhicule, on l'a déjà fait pour un assemblage de 2 vhéliotech. Au delà ça peut se compliquer, il faut ouvrir les boîtes de quincaillerie et compter les pièces, une tâche longue et ingrate que l'on préfère diluer sur la semaine. Il y a aussi de nombreux composants qui ne servent pas au début de l'atelier qui peuvent rester rangés dans leurs emballages dans un coin.

Pour fluidifier l'avancement de l'assemblage et éviter l'éparpillement, nous avons expérimenté la mise en place d'un magasin. Une personne au moins lui est assignée. Celle-ci a pour tâche de préparer les pièces pour les prochaines étapes sur chaque vhélio.

En début d'atelier une 2ème personne est nécessaire car il faut en plus organiser un magasin temporaire pour proposer les tubes alu.

Les grands cartons d'emballage sont très utiles ! (voir illustrations)

Exemples d'organisations de magasins

Préparation des pièces au magasin pour les futures étapes d'assemblage sur 5 vhéliotech (+tri pour 2 qui repartiront en kit).A droite on voit une zone pour le retour des outils (pas toujours nécessaire, dépend de la rigueur générale à ranger les outils ;) )

Magasin de pièces pour un seul vhéliotech. Variante lorsqu'il y a peu de vhéliotech à assembler, pas besoin d'un magasin général.

magasin d'outils dans la zone de travail sur les pièces cycles

Des zones d'assemblage des châssis

Manipulation d'un châssis dans la zone d'assemblage.

L'espace est délimité par des établis, qui servent également pour préparer des pièces, faire des petits assemblages, poser les outils.

Le châssis de vhéliotech est posé sur 2 tréteaux. Il doit être possible de circuler confortablement autour. Il est simple à manipuler tant qu'il n'y a que la chaudronnerie et les tubes. Une fois entièrement équipé, le véhicule en configuration intégrale pèse environ 80kg.

Une zone des assemblages annexes

Plutôt que de travailler dans son coin, on préfère centraliser la production des équipements dans des zones dédiées. Cela favorise le partage d'outils et de savoirs entre personnes qui réalisent la même tâche. On dédie ainsi des espaces pour les assemblages suivants :

• les blocs moteur
• les roues et freins
• les sièges
• les chaînes
• les faisceaux électriques (config intégrale)
• les câbles de batterie

Quelques ateliers annexes

Une zone d'assemblage de bloc moteur. 1 table suffit à travailler sur 2 blocs.	Zone d'assemblage de roues. Un établi pour 2 personnes peut suffire.	Zone d'assemblage de sièges.
Assemblage de chaînes et tendeurs.	Zone d'assemblage d'un faisceau

Un espace documentation

Espace documentation à l'atelier du fablab le boc@l

On a parfois besoin de se poser à l'écart des zones de travaux manuels pour étudier la documentation. Avoir un tel espace dédié est très confortable, d'autant plus s'il est équipé d'un ordinateur pour consulter certaines sources comme la 3D.

Une zone de pause

Atelier vhélio du fablab le boc@l à Chemillé-en-Anjou, août 2023. Au premier plan les zones de travail manuel, au second plan la zone documentation, à l'arrière plan une zone de pause et restauration.

Pour la convivialité.

Sur un atelier la présence d'une cuisine sur le lieu d'assemblage a invité au partage de recettes de crêpes et gâteaux, vive l'open source :D

Manger, dormir

Côté logistique, avoir un atelier équipé peut ne pas suffire, tout dépend d'où viennent les personnes qui contribuent à l'assemblage.

Dans le cas où les participants ne sont pas issus du voisinage, nous recommandons vivement de réfléchir la question des repas et du couchage à l'avance,on travaille mieux en ayant bien dormi et avec le ventre plein :)

Les choix réalisés vont directement impacter le coût de revient de la semaine par personne ainsi que le mode d'organisation de l'atelier, assurez-vous de bien communiquer sur ce sujet. Exemples :

• le choix de payer les repas (restaurant, traiteur, boulangerie du coin...) est un budget non négligeable pour certaines personnes,
• le choix de gérer soi-même les repas est plus économique mais implique d'avoir un espace cuisine, du matériel et de rajouter des tâches d'achat, cuisine et vaisselle pendant l'atelier. Idéalement les recettes sont pensées à l'avance en tenant compte des régimes alimentaires.

Un livre "CANTINES" détaille "comment faire à manger sans stresser pour plein de gens qui ont faim", il est une source d'inspiration pour de nombreux collectifs comme celui qui assurait les repas de l'atelier vhélio dans le cadre d'un festival low tech en Maine-et-Loire (en cours de ré-édition).

Exemples de lieux parmi des expériences passées

Un bâtiment en construction

Mises à disposition par un particulier d’un bâtiment en cours de construction. Celui-ci était vide, hors d’eau et hors d’air. Camping sur place.

Atelier 2 vhéliotech, Orléans, juin 2022

Une salle communale

Schéma de l'aménagement de l'atelier vhélio organisé par les associations VSPT et LER

Louée à la mairie d'un village lorrain par l'association LER qui co-organisait un atelier avec VSPT en mars 2023.

Couchage en dortoir et 3 repas par jour dans un gîte voisin.

Coût de revient ~300€/personne pour 5 jours.

Les frais ont été avancés par l'association LER qui s'est chargée de la logistique (repas, couchage, location de salle, commandes de pièces, impression de documentation, matériel informatique). Un acompte lui avait été versé par les futurs propriétaires des vhélios.

Vue de l'extérieur

Intérieur de la salle, environ 150²m.

Reportage dans l'atelier.

Un fablab

fablab le boc@loutre un bel espace pour assembler des vhéliotech, de nombreux espaces de création à découvrir

Le fablab le boc@l a accueilli un atelier d'assemblage de 2 vhéliotech dans le cadre du festival l'ouvre-boîtes en août 2023.

Schéma d'orga de l'atelier vhélio au boc@l

La participation était à prix libre, les personnes présentes ne sont pas toutes restées tous les jours (nombreux autres ateliers sur le festival). Dans ces cas de figure, il vaut mieux prévoir un plus grand nombre de participants par vhéliotech à assembler.

La restauration était autogérée à midi, des courses collectives ont été organisées et le centre social qui héberge le fablab a mis sa cuisine toute équipée à disposition. Une cuisine d'appoint était également accessible dans la zone de l'atelier.

Le soir, repas à prix libre proposé par un collectif sur les lieux du festival. Accès gratuit à un camping/sanitaires et petit déj' à prix libre proposés par le même collectif.

A tester : et pourquoi pas en extérieur à la belle saison ?

A l'arrêt le vhéliotech devient un petit kit solaire autonome pouvant alimenter quelques appareils électriques. Photo Mathieu Grosche pour l'association VSPT.

En cas de besoin d’électricité vous pouvez utiliser un vhéliotech en version intégrale si vous en avez déjà un, à l’arrêt il devient un petit kit solaire photovoltaïque autonome avec des prises allume cigare pour brancher des téléphones, une enceinte pour la musique ou un convertisseur pour vos appareils 230V (charge de batterie, ordinateur…).

Si vous avez simplement le matériel pour assembler un vhéliotech en configuration intégrale, vous pouvez commencer par certaines étapes de la partie électrique pour installer le panneau solaire face au soleil et le brancher au boîtier électrique ainsi que la batterie et une prise allume cigare, vous aurez ainsi une source d’électricité (à documenter / illustrer ?).

Les participants

Combien de personnes

Leur nombre peut varier selon la liberté d’accès ou non à l’atelier (payant / prix libre, initiés / débutants...), le besoin de personnes référentes pour animer, le nombre de vhéliotech à assembler…

Sur un atelier où les personnes se sont engagées à être présentes toute la semaine, on peut compter 4 personnes par vhéliotech.

Sur un atelier à participation libre, si les personnes ne s'engagent pas à rester toute la semaine il vaut mieux compter le double par véhicule.

Contacts avant l'atelier

Il peut être intéressant pour l'équipe d'organisation de l'atelier, et rassurant pour certaines personnes inscrites, d'avoir un échange avant l'atelier afin de s'assurer que le mode d’organisation retenu convienne (repas, régime alimentaire, couchage, accueil des enfants etc). C'est l'occasion d'en savoir un peu plus sur les attentes de chacune et leur niveau de connaissance du projet.

Ce peut être l'occasion de distribuer une brochure présentant l'atelier, qui peut recopier librement des passages de cette page wiki (exemple de livret d'accueil).

Matériel par personne

Il est idéal d'avoir un guide de montage imprimé par personne, ainsi chacun peut annoter son propre document si nécessaire. La dernière version approche les 100 pages, il peut être imprimé en noir-et-blanc, mais nous recommandons au moins une version couleur par vhélio à assembler (qui pourra être donnée aux futurs propriétaires de ces véhicules).

Pensez à prévenir qu'il faut le plus de clés plates de 10 possibles, ça n'est pas du luxe sur un atelier vhélio.

L'accueil des enfants

Les quelques ateliers vhélio expérimentés ont montré qu'il y a un intérêt de toutes les générations. Nous pensons que l'atelier vhéliotech tel que présenté ici est accessible aux adolescents, mais aucun accueil d'enfants plus jeunes n'a été formellement organisé jusqu'à présent.

L'intérêt est multiple : rendre accessible et compréhensible la démarche et le véhicule à toute la famille, tout en permettant à des parents d'envisager la venue sur un atelier sans avoir à se soucier de la garde des enfants.

L'encadrement des activités des enfants nécessite une ou plusieurs personnes référentes selon leur nombre. Ce peut être des personnes dédiées dans l'équipe d'organisation de l'atelier, mais pour préserver l'aspect collaboratif il pourrait être envisagé que ça soit une tâche tournante chaque jour entre les participants. Comme pour le cas où les repas sont en autogestion, ce point devra être clairement exposé aux participants lors de la communication sur l'atelier et à l'inscription pour s'assurer que les référents sur ces tâches collectives vont tourner.

Il y a quelques pistes d'activités décrites sur une page dédiée du wiki.

• 

  Atelier vhélio pour les plus jeunes : la remorque pour vélo enfant

• 

  Ou découvrir le véhicule en faisant du coloriage

• 

  Atelier vhélio version jouets

L’organisation de la semaine

Dans les conditions précédemment recommandées (30m² d'espace utile et 4 personnes par vhélio à assembler), on estime que 5 jours sont nécessaires à assembler les véhicules.

Une journée type

• 8h30 : moment de partage sur le projet vhélio
• 9h-12h : atelier
• pause repas
• 14h-17h45 : atelier
• 17h45 : les retours d'expérience

Le moment de partage

Une personne initiée au projet vhélio présente un thème au choix : pourquoi le vhélio n'a qu'une roue à l'arrière, pourquoi les 2 roues avant ne sont pas parallèles en tournant, le fonctionnement de la recharge solaire photovoltaïque, l'autonomie du véhicule, l'assurance...

Si une personne bénévole de VSPT est présente, elle peut proposer une présentation de l'organisation de l'association, les projets en cours.

On propose de faire ce point 15-30min avant le début de l'atelier, ça motive à arriver à l'heure.

Les retours d'expérience

On encourage à réaliser une rotation sur les tâches d'assemblage et éviter la spécialisation, afin que tout le monde puisse se sentir capable d'assembler à nouveau un vhélio après l'atelier. Il est toutefois impossible de participer à tout. C'est pourquoi on propose de faire un point sur les avancées de chaque groupe de travail, en précisant ce qui a été fait, ce qui n'a pas fonctionné s'il y a eu des erreurs, quelle solution a été trouvée etc.

Ce moment d'échange peut parfois déboucher sur des débats techniques, c'est pourquoi on aime le réaliser en fin de journée pour proposer de poursuivre le débat après la fin de l'atelier.

Le rangement

Des conseils pour éviter l'éparpillement des outils :

• Proposer d'anticiper la fin de journée. Il vaut mieux s'arrêter 10min avant et ranger, que de bricoler jusqu'à la fermeture de la salle et laisser tout éparpillé.
• Proposer que tout le monde s’arrête pour ranger quand on commence à avoir des difficultés à trouver les outils.
• Si malgré tout l'atelier manque de rigueur (parfois difficile quand on est nombreux), on peut ajouter un espace identifié "retour d'outils" au magasin, où la personne en charge pourra les ranger.

Cet atelier génère de nombreux déchets d'emballages, prévoyez un espace déchetterie et un temps en fin d'atelier pour les gérer, surtout si vous devez rendre la salle.

Proposition de trame pour la première demie-journée.

1. Accueil : présentation du projet (rappel) et du lieu qui accueille et organise.
2. Tour de table pour les présentations, les attentes.
3. Rappel de l’organisation de la semaine pour les repas, couchages, horaires.
4. Tour des espaces : espace atelier (magasins, zones d'assemblage), espace documentation, espace pause.
5. Présentation de la codification des tubes et de l’assemblage XYZ.
6. Présentation des espaces de construction des éléments annexes.

Lancement de l’atelier, répartition des tâches

Proposez des rôles, qui sont tournants, pour lancer l'atelier. Aucune tâche n’est inaccessible, aucune expérience n’est nécessaire.

Trouvez au moins 2 personnes pour le magasin le 1er jour (à partir de 2-3 vhélios assemblés sur l’atelier), car il y aura de nombreux tubes alu à gérer.

2 personnes par zone d'assemblage de châssis.

Les personnes restantes peuvent se lancer sur les ateliers annexes. Nous conseillons de lancer ces ateliers par ordre de priorité :

1. Le bloc moteur
2. Les roues
3. Les sièges (au moins 1 ou 2 sièges pour commencer)
4. L'assemblage des chaînes
5. Le boîtier + faisceau électrique si config intégrale
6. Les sièges restant

Les déplacements

Selon les distances entre les lieux de repas, couchage, atelier, on peut proposer des vélos plutôt que des autos !

Indiquer les gares les plus proches et prévoir du covoiturage de dernier km pour encourager la venue en train.

Demander à tout le monde s'il est possible de partager un moyen de contact et leur adresse de départ avec tout le groupe pour encourager le covoiturage.

• 

  Des solutions de transports à vélo proposées en marge de l'atelier vhélio au festival l'Ouvre-Boîtes

• 

  Cartes pour encourager la venue en train, et carte zoomée pour indiquer les itinéraires cyclables et pédestres. Atelier VSPT/LER en mars 2023

Prendre soin

Même si on a préalablement rappelé le cadre bienveillant de l’atelier et démystifié les sujets techniques, on aura à cœur de garder une attention aux personnes qui nous entourent. Certaines personnes ont besoin de prendre confiance et peuvent s’effacer face à des plus expérimentées.

On a quelques astuces diplomatiques 😊

• Plutôt que de réaliser quelque chose qu’elle sait déjà faire, une personne expérimentée sur un sujet pourrait se voir confier le lancement d’une activité sur ce thème.

  Exemple en présence de quelqu’un qui maîtrise la réparation cycle : s’il y a 4 vhéliotech à assembler, il faut fournir 12 roues et installer autant de systèmes de freinage. Cette personne peut faire la démonstration des opérations à un petit groupe sur une première roue et rester pour les accompagner lorsqu’il se lance sur ses premières roues. Une personne nouvellement formée pourra à son tour partager avec un prochain groupe qui terminera les assemblages.

• Une personne peu en confiance peut avoir tendance à rester au magasin. C’est effectivement une bonne porte d’entrée dans l’atelier : on découvre les étapes, le vocabulaire, les outils et les composants tout en bénéficiant d’un bon poste d’observation sur les assemblages en cours...

Pour l'aider à se lancer tranquillement, on peut lui proposer d'assembler les roulettes latérales (partie 6 dans la doc). Une fois celles-ci réalisées, on a les bases pour assembler un châssis de vhélio !

• Laisser prioritairement la parole aux personnes les moins expérimentées lorsque l’on fait le tour des activités en fin de journée. Elles sont probablement les mieux placées pour expliquer ce qui n’avait pas été compris, quelle solution a été trouvée etc.

On peut y gagner une occasion d’améliorer la documentation (n’hésitez pas à faire des retours).

Rappeler la nécessaire rotation sur certaines tâches dans la vie du groupe, par exemple si les repas sont autogérés.

C'est peut-être les personnes les moins à l'aise sur l'atelier qui vont se proposer les premières sur ces tâches. Ça devrait logiquement être l'inverse !

• Proposer un temps de pause collectif par demie journée. Tout le monde s'arrête, et idéalement un encas est prévu. C'est l'occasion de prendre un peu de recul sur d'éventuels problèmes, discuter avec les autres au calme. Et ça fait du bien de faire une pause !

La communication

Les visuels

Attention aux visuels employés, certains postés sur le web ne sont pas de réels vhélios mais des versions dérivées, d'autres sont d'anciens prototypes. L'association VSPT, détentrice de la marque vhélio, propose une collection d'images libres de droits. En cas de doute, n'hésitez pas à écrire à contact@vhelio.org. Consultez aussi la page communication sur le vhélio.

Les prises de parole publiques

L'association VSPT ne réserve les prises de parole publiques en tant que membre du projet vhélio qu'à ses adhérents bénévoles. Si ce n'est pas votre cas, pour tout échange avec des médias, élus, institutions, visiteurs etc. vous devrez bien spécifier que vous avez récupéré nos travaux mais n'êtes pas partie prenante dans l'association Vélo Solaire Pour Tous.

Témoigner

Pour faire vivre la communauté, vous pouvez poster des témoignages pendant vos préparations et durant l'assemblage.

Certains le font sur leurs propres pages web comme lors de l'atelier au fablab de Chemillé. Sinon ne pas hésiter à partager sur le forum comme cela a été le cas pour plusieurs ateliers passés, et sur la page des récits d'atelier du wiki.

Attention à s’assurer du consentement des personnes à être prises en photo ou enregistrées au micro. Il est possible que ça se fasse formellement dans le cas de communications institutionnelles, avec un document à signer accordant le droit à l'image.

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